Toàn ngành xác định chuyển đổi số vào công tác văn thư là quá trình xử lý kỹ thuật tự động hóa các khâu nghiệp vụ từ xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Chuyển đổi số ngành văn thư lưu trữ đã trở nên cấp bách để đáp ứng nhu cầu tra cứu phục vụ nhiệm vụ công tác khi tài liệu ngày càng nhiều. Chuyển đổi số trong công tác văn thư giúp tăng khả năng truy cập thông tin, bảo mật dữ liệu, gia tăng tốc độ xử lý và trao đổi thông tin.

Công tác văn thư có vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động công tác của mỗi đơn vị. Theo đó, kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành văn thư buộc phải chuyển đổi số để bắt kịp với xu thế của thời đại. Đây được coi là bước ngoặt “cách mạng” trong ngành văn thư. Trước đây, hệ thống văn bản của các cơ quan nhà nước trong đó có VKSND tỉnh Thanh Hóa được thực hiện hoàn toàn thủ công và được gửi qua đường bưu điện vừa gây tốn kém chi phí, đôi lúc còn làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng đến công tác quản lý điều hành và trao đổi thông tin.

Thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, đảm bảo giúp tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa Viện kiểm sát hai cấp tỉnh Thanh Hóa đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy cũng là nhiệm vụ của chuyển đổi số công tác văn thư.

Theo số liệu thống kê văn bản đi, văn bản đến trong hoạt động của cơ quan VKSND tỉnh được phân loại, sắp xếp lưu thành hồ sơ hoặc trên các ứng dụng phần mềm điện tử do văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký, quản lý và theo dõi việc xử lý văn bản của các đơn vị chuyên môn. Trong các năm 2020, 2021, 2022, 2023 VKSND tỉnh tiếp nhận và xử lý văn bản đi, văn bản đến số liệu cụ thể như sau:

Bảng 1. Bảng tổng hợp số liệu văn bản đi, đến từ năm 2020-2023

Bảng thống kê cho thấy tỷ lệ văn bản giấy và văn bản điện tử từ năm 2020 - 2023 đã có sự thay đổi đáng kể: Tỷ lệ văn bản đến điện tử tăng 223%, tỷ lệ văn bản đi điện từ đã tăng 380%. Việc các đơn vị thuộc cơ quan VKSND tỉnh tăng cường phát hành, chuyển giao văn bản điện tử đã giúp giảm bớt các công đoạn trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư. Tuy nhiên, nếu so sánh trong năm thì tỷ lệ văn bản đi nền giấy vẫn còn cao có năm còn cao hơn văn bản đi điện tử (như năm 2023: văn bản đi nền giấy chiếm 54%, văn bản đi điện tử chiếm 46%)

Về cơ sở vật chất: Trong thời gian qua lãnh đạo VKSND tỉnh Thanh Hóa đã quan tâm mua sắm thiết bị như máy photo, máy Scan, máy vi tính phục vụ công tác trong đó có công tác văn thư; tuy nhiên hệ thống máy móc chưa thực sự đồng bộ.

Về nhân sự: Tại VKSND tỉnh bố trí 01 công chức chuyên trách làm công tác văn thư, ở VKSND huyện bố trí các đồng chí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, chủ yếu là kế toán của đơn vị phụ trách. Nhiệm vụ quản lý về công tác văn thư do Văn phòng tổng hợp đảm nhiệm. Việc VKSND huyện bố trí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư đồng nghĩa với việc các công chức phải thường xuyên đảm nhận nhiều công việc khác nhau dẫn đến giảm hiệu quả chuyên môn và khó đạt được kết quả như mục tiêu đề ra.

Về ứng dụng các phần mềm trong văn thư: Hiện nay, Viện kiểm sát hai cấp đã triển khai thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đã kết nối điện tử 100% đến toàn bộ các phòng, đơn vị trực thuộc, cá nhân được phân quyền, phụ trách và cơ bản kết nối liên thông văn bản với các cơ quan trong tỉnh. Hiện nay, công chức và người lao động trong toàn VKNSD hai cấp tỉnh Thanh Hóa đã dần thích ứng và thay đổi cách thức từ văn bản giấy truyền thống sang môi trường điện tử, dần tiếp cận đến “văn phòng không giấy”.

Tuy nhiên, do đặc thù nghiệp vụ vẫn có nhiều văn bản cần phải gửi bằng nền văn bản giấy nên tỷ lệ văn bản đi, đến nền giấy và điện tử chưa có sự thay đổi rõ rệt. Đồng thời, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành còn nhiều bất cập không đảm bảo đáp ứng thông tin đầu ra của hệ thống, chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống nên tài liệu điện tử được lập hồ sơ không đảm bảo yêu cầu và chất lượng; hồ sơ, tài liệu điện tử khó có thể đảm bảo để được đưa vào Lưu trữ cơ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; hệ thống vẫn thường xuyên bị lỗi, tốc độ xử lý còn chậm, văn bản gửi trên trục liên thông không theo dõi được việc nhận văn bản.

Việc sử dụng chữ ký số của lãnh đạo trong ký số văn bản còn hạn chế, nhất là đối với lãnh đạo VKS cấp huyện dẫn đến văn bản điện tử chưa thực sự đáp ứng theo các quy định của nhà nước.

Để cải thiện hiệu quả và chuyên môn trong công tác văn thư cần triển khai những giải pháp sau:

Một là, Thủ trưởng VKSND hai cấp tỉnh Thanh Hóa tiếp tục quan tâm, quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu, công chức, người lao động tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.

Hai là, Xem xét nâng cao kỹ năng thực hành, xây dựng nguồn nhân lực chất lượng có kỹ năng thực hành vững vàng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu, bao gồm khả năng sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý văn bản và kỹ năng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác.

Ba là, Tiếp tục tăng cường quản lý văn bản, tài liệu điện tử giúp giảm bớt khối lượng công việc cho công chức và tăng cường hiệu quả công việc, sử dụng và khai thác hết các tiện ích của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo đà cho việc liên thông dữ liệu của VKSND tỉnh trong Trục liên thông văn bản quốc gia./.